Кадровый вопрос: как и где подобрать сотрудников?

В этой статье вы узнаете о том, как подобрать сотрудников, с чего начать подготовку к подбору, где искать кандидатов, какие документы вам понадобятся и какие затраты предстоят.

Принимая решения подобрать сотрудников себе в штат, вы вступаете с ними в финансовые и правовые взаимоотношения, контролируемые государством. Правовые отношения регулирует Трудовой кодекс, а финансовые – Налоговый кодекс и действующие постановления Правительства.

Прежде, чем объявлять об открывшихся вакансиях и начинать набор персонала, необходимо сделать несколько предварительных шагов и разработать несколько обязательных и рекомендованных документов, которые понадобятся для проведения собеседования и дальнейшего оформления сотрудника на работу.

Предварительная подготовка

Штатное расписание

Для определения количества сотрудников, их обязанностей и зарплаты, необходимо составить штатное расписание. Этот документ упомянут в статье 57 ТК, как обязательный, если в Трудовом договоре указана профессия, специальность или должность.

Если же в Трудовом договоре описывается выполняемая работа, то расписание не обязательно. Например, вы, как ИП, открываете несколько торговых точек и принимаете на работу продавцов – реализаторов. В этом случае штатного расписания по закону может не быть.

На практике, проверяющие органы налоговой и соцстраха, при выездной проверке, всегда запрашивают расписание, сверяя с ним обязательные выплаты.

Для вас, как работодателя, штатное расписание тоже удобный инструмент для организации структуры предприятия, отслеживания вакансий и их заполнения.

Правильное составление и изменение штатного расписания, какие действия при его изменении надо делать в кадровом учёте – отдельная тема.

Расчёт фонда оплаты труда

ФЗП входит, как составная часть, в штатное расписание, и при его расчёте руководствуются налоговыми ставками, действующим минимальным размером оплаты труда (МРОТ), и средней заработной платой по региону.

На 2017 год федеральный МРОТ равен 7800 рублей, и к нему применяются региональные повышающие коэффициенты. В Тюменской области повышающий коэффициент 1,15, а в Уватском районе 1,5.

Это значит, что в этой области и районе ниже, чем 8970 и 11700 рублей «грязная» заработная плата начисляться не может, независимо от должности, обязанностей и формулы начисления сдельной зарплаты. Есть исключения, о которых вы сможете прочитать в нормативных документах.

Начисленная зарплата облагается сборами в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд медицинского страхования (ФОМС) и Фонд социального страхования (ФСС). Из неё Вы перечисляете за работника НДФЛ.

На 2017 год действуют ставки выплат в фонды:

• ПФР = 22%
• ФСС = 2,9%
• ФОМС = 5,1%

Итого 30%

Простой пример:

Предположим, вы – директор и основатель мини — СТО.

У вас бухгалтер-кассир на окладе 25000 рублей, два механика, согласившиеся работать за 50000 рублей каждый, приёмщик заказов, он же кладовщик на 37000 рублей, уборщица на ½ ставки 7000 рублей и вы, пожелавший получать 70000 в месяц.

Всего ежемесячно вы должны быть готовы начислить 239 тысяч зарплаты и выплатить 71700 фондам. Итого почти 311 тысяч.

Пакет документов для сотрудника

Принимая гражданина России на работу, вы обязаны подписать с ним несколько договоров, определяющих ваши взаимоотношения, и оформить несколько приказов по предприятию, фиксирующих факт приёма на работу.

Основной документ, без которого невозможны ваши взаимоотношения – Трудовой договор. Необходимость заключения Трудового договора и его обязательные положения прямо указаны в статье 56 ТК.

В Договоре прописывают всё, что можно предусмотреть. Общие обязанности и права работодателя и работника, должность, на которую принимают сотрудника, принципы начисления, размеры и сроки выплаты заработной платы, условия расторжения договора и ответственность сторон. Важность и юридическая значимость этого документа велика, и лучше поручить его составление юристу, хотя можно отыскать и типовой.

Существует ещё несколько сопутствующих договоров – например, о полной материальной ответственности или о неразглашении сведений. Шаблоны этих документов тоже должны быть приготовлены заранее.

Сразу после зачисления работнику надо дать на подпись инструкции по технике безопасности, пожарной безопасности, служебные обязанности. Весь этот пакет должен быть разработан и приготовлен заранее.

К «бюрократически-бумажному» вопросу с инструкциями, обязанностями, договорными отношениями надо отнестись очень серьёзно. Этот пакет бумаг с собственноручной подписью сотрудника, может оказаться вашим единственным спасением от уголовного или административного преследования, если случится ЧП или конфликт между вами и сотрудником.

Где работать, в чём работать, сколько времени работать?

Организация рабочего места, предоставление инструмента и спецодежды – это ваша обязанность. Нанятый на зарплату работник не обязан выполнять порученное дело своим личным инструментом, только если его использование оговаривается в Договоре.

Например, вы хотите организовать экспедиторскую доставку, и нанимаете в штат водителя с личным грузовиком или бусом. Аренда автомобиля оговаривается и оплачивается.

Спецодежда, средства индивидуальной защиты, инструмент и приспособления, влияющие на безопасность работы, сохранение здоровья и предотвращающие угрозу жизни, должны быть закуплены, проверены и предоставлены для работы вами, это требование статьи 212 ТК.

Вы обеспечиваете безопасные условия работы, соответствие рабочего места санитарным и противопожарным нормам.

На вас, как работодателя, возлагается обязанность организации проведения необходимых медицинских или наркологических осмотров. Это касается и ежедневного выпуска водителей на линию, и регулярного осмотра для санитарной книжки.

По статье 91 ТК вы обязаны так организовать рабочий график, чтобы рабочая неделя не превышала 40 часов, независимо от загруженности, сменности, сезонности или  временности работы.

На практике, в небольших организациях договариваются, что спецовку (робу) работник на первое время принесёт свою и предупреждают о возможных переработках.

Подводим итоги: штатное расписание разработано, зарплата рассчитана, пакет документов подготовлен, оборудованное рабочее место ждёт «хозяина». Осталось подобрать сотрудников.

Поиск кандидатов

Где искать?

Вариантов всего три:

• кадровые, они же рекрутинговые, агентства и сайты;
• объявление о вакансии в газете типа «Ищу работу»;
• устный опрос родственников и знакомых.

Последний вариант подходит только для «семейного бизнеса». Работать с родственниками или знакомыми в подчинении идея плохая.

Средний вариант не намного лучше, на объявления обычно откликаются люди ниже средней или средней квалификации. Или с плохой рабочей историей.

Первый вариант наиболее приемлемый, хотя и затратный.

Стоимость размещения вакансии на серьёзных рекрутинговых сайтах колеблется от 800 рублей/неделя рядовое объявление, до 13000 рублей/неделя премиум. Обычная расценка 4500 рублей/неделя.

Что ожидать от кандидатов, и что от них требовать?

Будьте готовы к тому, что из 50 человек, откликнувшиеся на вакансию, на назначенное собеседование придёт человек двадцать. Из них десяток отсеете вы, пять откажутся после собеседования сами, а из оставшихся претендентов на испытательный срок явится один, может два. Через пару дней, не предупредив, исчезнут и они, и поиск надо будет начинать сначала.

Статья 65 ТК указывает исчерпывающий список документов, предъявляемых соискателем при поиске работы:

• Паспорт
• Трудовая книжка
• СНИЛС
• Военный билет (для военнообязанных)
• Документы о квалификации – дипломы, свидетельства, удостоверения.
• Медицинская справка (санитарная книжка) при необходимости

В законодательстве запрещают расширять этот список, но вам, как работодателю, желательно потребовать дополнительные документы:

— характеристика или рекомендация с последнего места работы

— координаты предыдущего работодателя для проверки достоверности сведений о причинах увольнения

— фотографию

Для проверки квалификации кандидата на должность, ТК в статье 70 предоставляет право назначить испытательный срок, и об этом обязательно указывается в Трудовом договоре.

Работник найден

Существует неформальный, но эффективный и общепринятый алгоритм трудоустройства.

• Работник собственноручно пишет заявление о приёме на работу.
• ДО подписания трудового договора под личную подпись ознакомить будущего сотрудника:

1. с внутренним распорядком предприятия
2. с обязанностями
3. с внутренними нормативными актами (график и порядок отпусков, коммерческая тайна, порядок исчисления зарплаты, поощрения, штрафы и т.д.)
4. договор о полной материальной ответственности

• Подпись Трудового договора
• Приказ о приёме на работу (ознакомить под подпись)
• Запись в трудовой книжке.

Этот алгоритм используют, принимая на постоянную работу. На временную, сезонную, разовую – алгоритмы и документы другие.

Уловки

Принятие сотрудника на работу влечёт за собой увеличение документооборота и отчётности. Резко повышаются расходы предприятия на обязательные выплаты. Поэтому возникает соблазн или не оформлять работника совсем, или оформлять на неполную официальную зарплату, доплачивая «в конверте».

На вещевом или продуктовом рынке доверенных реализаторов иногда оформляют как ИП, предпочитая выплачивать налог, но упрощая тем самым отчётность. Прежде, чем продумывать «серые» схемы, оцените возможные риски и ответственность за нарушение законодательства.

За выявленное сокрытие размера зарплаты вычисляют недоимку в бюджет, взыскивают недоплату и налагают штраф, в размере 20% от суммы недоимки За недоплату в Пенсионный фонд штрафуют отдельно 5-10 тысяч рублей. Уголовная ответственность предусмотрена за недоплаты от 2 миллионов рублей.

Работник, получающий «серую» зарплату, тоже несёт ответственность, если был в курсе. Он вносит недоплаченный НДФЛ и штрафуется на 5% от суммы недоимки.

Если на вас работает неоформленный сотрудник, в случае конфликта тяжело доказать его ответственность или взыскать материальный ущерб. При нарушении техники безопасности и произошедшем в итоге ЧП, без подписи сотрудника на инструкции виновным всегда будете вы.

Заключение

Квалифицированных и ответственных специалистов мало. Если вам встретился такой – дорожите им.